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Reiseplanung leicht gemacht

 

So organisieren Sie Geschäftsreisen stressfrei

Seit es digitale Helfer für fast alle Aspekte der Geschäftsreise gibt, ist vieles einfacher geworden. Doch gleichzeitig sind auch die Anforderungen Reisender gestiegen – von der Planung über die Buchung bis zur Reise selbst soll alles nahtlos, reibungslos und schnell vonstattengehen.

 

Das wiederum kann gerade für Assistenzen, die häufig für den gesamten Prozess zuständig sind, stressig werden.

 

Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, damit es nicht nur für Ihre Geschäftsreisenden stressfrei läuft, sondern auch für Sie:

Vor der Reise:
  1. Nutzen Sie einen Buchungsweg
    Kennen Sie das? Der Flug wurde online gebucht, das Hotel telefonisch, der Mietwagen per E-Mail reserviert. Termine ändern sich, eine Umbuchung ist nötig. Wenn Sie alle Änderungen einzeln vornehmen müssen, kostet das viel Zeit. Deutlich einfacher ist es, wenn Sie nur einen Buchungsweg – z. B. über ein Geschäftsreisebüro wie CWT – nutzen: Sie haben einen Ansprechpartner, sparen Servicegebühren und erhalten bei Bedarf Unterstützung von Reiseprofis.

     

  2. Pflegen Sie Profildaten
    Wenn sich die Daten Reisender wie etwa Vielfliegerkarten oder Kostenstellen ändern, müssen Sie unter Umständen mühsam herumtelefonieren, um eine Buchung abzuschließen. Wenn diese Daten in einem zentralen System liegen, sparen Sie Zeit. Denn neben den persönlichen Daten enthält das Profil auch Vorlieben, Bonusprogramme oder die Kostenstelle. Um das Profil aktuell zu halten, können Reisende selbst Änderungen vornehmen – das entlastet Sie.

     

  3. Stellen Sie Informationen bereit
    Visainformationen, Gesundheitsempfehlungen, Warnhinweise – all das stellen Sie für Ihre Reisenden zusammen. Schneller geht es, wenn Sie das von einem Geschäftsreisebüro bekommen. Außerdem sollten Sie immer die Buchungsbestätigung prüfen und weiterleiten, denn sie liefert zusätzlich wichtige Informationen und dient als Orientierungshilfe. Deshalb sollte sie alle Reisedaten enthalten. Am besten erhalten Ihre Reisenden die Bestätigung in elektronischer Form, z. B. als automatischer Kalendereintrag.

 

 

 

 

 

 

 

 

Während der Reise:
  1. Nutzen Sie eine mobile Reise-App
    Sehr praktisch ist eine mobile Lösung wie die Reise-App CWT To Go™ von CWT. Damit haben Reisende stets Zugriff auf ihre Reisepläne, Flugplanänderungen und Profildaten. Bei Störungen können sie sich direkt an das Geschäftsreisebüro wenden und brauchen weniger Unterstützung von Ihnen.

     

  2. Sorgen Sie für Sicherheit
    Ein Geschäftsreisebüro wie CWT bietet je nach Bedarf einfache bis sehr umfassende Unterstützungs- und Sicherheitsleistungen an. Ob „nur“ ein Streik die Reiseplanung vermasselt oder sich in einem Hochrisikogebiet ein ernsthafter Zwischenfall ereignet – mit der entsprechenden Sicherheitslösung werden ihre Reisenden auch im Notfall gut von erfahrenen Reiseexperten betreut. Und Sie wissen immer, wo Ihre Reisenden sind und müssen trotzdem nicht ständig erreichbar sein.

Nach der Reise:
  1. Überprüfen Sie die Leistungen und holen Sie Feedback ein
    Überprüfen Sie regelmäßig, ob die gebuchten Leistungen auch tatsächlich erfüllt wurden. Sie sollten auch nachfragen, ob das gebuchte Hotel den Erwartungen Ihrer Reisenden entsprach. Mit einem onlinebasierten Bewertungssystem können Sie dieses Feedback systematisch und automatisch einholen. Es zeigt außerdem Ihre verhandelten sowie die vergünstigten Raten des Geschäftsreisebüros und alle detaillierten Hotelbewertungen von Kollegen an.

     

  2. Automatisieren Sie die Reisekostenabrechnung
    Wenn die Abrechnung schon mit der Buchung angelegt wurde, muss sie nach dem Ende der Reise nur noch überprüft werden. So können Sie oder die Reisenden ihre Kostenberichte mit einem Klick automatisiert erstellen und vermeiden Fehler.

 

 

 

Mit diesen Tipps und Tools bewältigen Sie das Organisieren von Geschäftsreisen besser – wir beraten Sie gern zu unserem Angebot.

 

 

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